Datadeling i GS1Trade Packaging A-Z

I denne vejledning vil jeg gennemgå, - hvordan du opretter emballagedata i GS1Trade Packaging og efterfølgende deler dine data med retailere. Vejledningen er både gældende for virksomheder, der kun bruger GS1Trade Packaging og virksomheder, der benytter Trade Packaging og Trade Sync. For at dele data skal du igennem to centrale trin. Først oprettelse og klargøring af emballagedata. Dernæst deling af emballagedata til GS1Trade Sync og retailere. Når du logger ind i GS1Trade Packaging, lander du på Dashboard-siden. Her får du et overblik over de produkter samt emballageenheder og komponenter, - der er oprettet i systemet. Vær opmærksom på, at vi i GS1Trade Packaging. arbejder med produkter og emballager adskilt fra hinanden. Det er for at sikre fleksibilitet og datavedligeholdelse. Hvis den samme emballage eksempelvis anvendes til flere produkter, - skal emballagedata blot vedligeholdes ét centralt sted. Først opretter vi vores produkt, - altså den vare (handelsenhed), som sendes på markedet. I dette eksempel opretter vi et syltetøjsprodukt. Start med at gå til fanen Produkter. Klik Opret nyt i øverste venstre hjørne og vælg Manuel oprettelse. Vi udfylder nogle oplysninger om vores vare. Varemærke, produktbeskrivelse, - produkt ID, nettoindhold og GTIN. Klik Gem og så er produktet oprettet. Der er, som du kan se, ingen felter på selve produktsiden, der vedrører emballage. Felterne her vedrører udelukkende selve produktet, altså indholdet i emballagen. Nu opretter vi emballagen, som varen består af. Opret alle de enkelte emballagekomponenter, - der udgør hele produktets emballage. I vores eksempel med syltetøjsproduktet består af emballagen af tre komponenter. Der oprettes hver for sig: Et låg, en label og et glas. Gå til fanen Emballagestamdata. Klik Opret nyt og opret ny komponent. Vi starter med at oprette låget til syltetøjsproduktet. Vær opmærksom på at give komponenter genkendelige navne, - så de er lette at fremsøge i systemet. Derudover skal du angive elementtype, materialetype og vægt. Så opretter vi krukken, - hvor elementtypen angives som krukke. Materialetype som glas og vægten på krukken skrives ind. Så opretter vi den tredje komponent produktets label. Vi angiver navn og elementtype samt vægten på hele labelen. Oprettelsen af vores label fremhæver også en anden funktion i systemet, nemlig om en emballagekomponent er et monomateriale eller et kompositmateriale, som består af flere materialelag. I dette eksempel er vores label fremstillet af et kompositmateriale bestående af papir med plastcoating af LDPE. Vi angiver, at det er et kompositmateriale, - og så beskrives de forskellige kompositmaterialelag. Hvilken type materiale? Vægt på materialet. Hvilken måleenhed det angives i og funktionen på laget. Papir, et gram. Plast coating af LDPE et gram. Klik Gem. Emballager består af en hovedkomponent samt eventuelt integrerede og særskilte komponenter. Når komponenterne er oprettet, er det vigtigt at forbinde dem korrekt. Det skal gøres før emballageenheder sammensættes, og før miljøgraduering gennemføres. Emballager med integrerede komponenter skal nemlig miljøgradueres samlet. Vi går til syltetøjsglasset, som er vores hovedkomponent. Hovedkomponenten udgør størstedelen af emballagen baseret på vægt. Vi skal registrere vores label som en integreret komponent, da den ikke kan adskilles fra glasset. Låget er derimod en særskilt komponent. Det betyder, at det kan adskilles fra glasset og bortskaffes separat. På hovedkomponenten, syltetøjsglasset, går vi til fanen Integrerede komponenter og vælger Rediger detaljer. Vælg den relevante komponent fra listen i højre side, og træk den over i feltet til venstre. I feltet Sammensat angiver vi, hvordan komponenten er fastgjort. Klik på Gem. Syltetøjsglasset og label er nu korrekt forbundet i systemet. I GS1Trade Packaging kan du også miljøgraduere dine emballager Som nævnt består emballagen i dette eksempel af en hovedkomponent, et særskilt komponent og et integreret komponent. Integrerede komponenter skal ikke miljøkradueres, da de er koblet til hovedkomponenten og dermed miljøkradueres gennem denne. Miljøgradueringen foretages på de enkelte komponenter under fanen Emballageklassificering. Vi starter med hovedkomponenten. Syltetøjsglasset Ved miljøklassificering skal vi først angive, - om det er engangsemballage eller genbrugsemballage. Dernæst affaldstypen og derefter vælges materialekategorien, - som også udløser de designkriterier, der skal udfyldes. Kriterierne er baseret på Miljøstyrelsens designkrav. Hvis du ikke har de nødvendige oplysninger om materialet - skal du kontakte emballageproducenten. Hvert kriterie vurderes efter niveauerne Lav, medium eller høj. Når alle kriterier er udfyldt, gemmes oplysningerne, - og systemet beregner komponentens samlede miljøniveau. Du kan også vælge at ignorere designkriterierne, - hvilket automatisk vil sætte miljøgradueringen til høj. Processen gentager du for alle hovedkomponenter og særskilte komponenter i emballagen. Når alle de enkelte komponenter er oprettet og miljøgradueret, skal de samles i en emballageenhed. Også selvom en emballage kun har én komponent, - skal denne stadig oprettes som en emballageenhed for sig. Under fanen Emballagestamdata klikker vi nu på Opret ny og Opret ny enhed. Enheden gives et meningsfuldt navn, for eksempel GS1 Syltetøj, 350 gram, Flere varianter. Herefter angives enhedstypen, som kategoriserer emballagens overordnede funktion, fx pose, kasse eller etui. I dette eksempel er vores syltetøjsglas enhedstypen Krukke. Så skal du opbygge din emballageenhed ud fra de oprettede komponenter. I højre side af skærmen vises de komponenter, der allerede er oprettet. Du kan trække dem over i enheden. Når komponenterne tilføjes, angiver systemet automatisk, at antallet er én. Hvis der indgår flere identiske komponenter, kan antallet altså justeres. Vær opmærksom på, at hvis data skal deles med retail, - forventes emballageenheden og dens komponenter kun at repræsentere ét eksemplar af GTINet uden indhold. For en kollienhed betyder det fx, - at kun emballagen til ét tomt kolli skal medtages. Når både produktet og emballagen er oprettet i systemet, skal de sammenkædes med den emballageenhed, der er unik for hver GTIN. Basisenhed med basisemballage. Kolli med kolliemballage og palle med palleemballage. Vælg den givne emballageenhed og gå til fanen Linkede produkter. Klik Link til produkt og fremsøg og vælg GTIN. I dette eksempel er syltetøjsglasset knyttet til den primære emballageenhed. Kollikassen vil blive tilknyttet det sekundære niveau og en eventuel palle med GTIN tilknyttes det tertiære niveau. Ved at anvende den samme emballageenhed på tværs af flere produkter, skal data kun opdateres ét sted, hvis der sker ændringer. Det sparer tid og sikrer en mere effektiv vedligeholdelse af data. I dette eksempel bruges syltetøjsglasset til flere varianter såsom jordbær, hindbær og appelsin. I vores eksempel sælger vi vores syltetøjsprodukt i kolli. Derfor skal vi have oprettet et emballagesystem til produkthierarkiet. Emballagesystemer afspejler produkthierarkiet - og det antal enheder, der indgår i systemet. Det vil sige de mængder, produkterne pakkes i, når de forlader lageret. Hvis du kun arbejder med basisenheder og primæremballage - er emballageystemer muligvis ikke relevante. Jeg har allerede fået oprettet komponenter for kolliet og samlet i en enhed. Gå til fanen Emballageystemer og vælg Opret ny. Navngiv emballagesystemet, så du ved, hvilke produkter det knytter sig til. I højre side vises de emballageenheder, der kan indgå i systemet. De kan trækkes ind i systemet som primæremballage, sekundæremballage eller tertiær emballage. Vi skal også angive det totale antal af hver emballageenhed i systemet. I dette eksempel består systemet af ét kolli og 24 basisenheder. Hvis der fx var tale om en palle med otte kolli, - hvor der i hvert kolli er 10 basisenheder, - vil der i alt på pallen være 80 basisenheder. Når produkter og emballagedata er færdigoprettet i Trade Packaging, - kan vi så dele data med retailere. Inden du publicerer produktdata, bør du sikre, - at alle emballagekomponenter er oprettet, eventuelt integreret - og alle komponenter er miljøgradueret. Enheder er oprettet og tilknyttet produkterne. Eventuelle emballagesystemer er oprettet. Produktet har et GTIN. Skal du dele data i GS1Trade Packaging, men ikke har GS1Trade Sync, består det af følgende trin. Du skal først gennemgå produkter, der skal deles. Under Dele indstillinger på produktet skal du angive datamodtagere. Som udgangspunkt deles til både GS1Trade Sync og GS1Trade Packaging. Såfremt det kun skal være den ene, skal dette angives. Under fanen Deling ser du en liste med alle produkter, der er klar til deling. Vælg et eller flere produkter til publicering. Klik Publicer. Under fanen Publiceringer, kan du følge status på dine publiceringer. Når status viser Publicering gennemført er data blevet publiceret. Status Godkendelse krævet betyder, at det GTIN, man forsøger at dele deler emballageenheder med et andet produkt. Her vil systemet kræve, at man opdaterer data på samtlige produkter, som deler denne enhed, så der ikke ligger forskudt data ude hos datamodtageren. Der skal aktivt foretages en godkendelse, da publiceringsprocessen ellers ikke fortsætter. Den følgende proces gælder for virksomheder, der benytter både GS1Trade Packaging og GS1RTrade Sync. Når data publiceres fra GS1Trade Packaging, vil produkter, der allerede findes i GS1 Trade Sync-systemet, automatisk blive delt med relevante datamodtagere og produkter der endnu ikke findes i GS1Trade Sync vil blive oprettet som kladder der efterfølgende skal publiceres i GS1Trade Sync. Hvis din virksomhed anvender både GS1Trade Packaging og GS1Trade Sync, og jeres datamodtagere ikke specifikt har anmodet om adgang til data direkte via GS1Trade Packaging-brugerfladen, skal du ikke tilføje modtagere i GS1Trade Packaging. I stedet går du til fanen Deling og klikker Publicer data. Her ser du en liste med alle produkter, der er klar til deling. Vælg et eller flere produkter til publicering. Klik Publicer. Når du publicerer produktet herfra, bliver data sendt videre til GS1Trade Sync. Herefter skal publiceringen færdiggøres i GS1Trade Sync. Hvor du angiver datamodtagere og gennemfører den endelige publicering. Du skal stadig vælge datamodtager, - hvis den specifikke datamodtager anmoder om data via GS1Trade Packaging. Gå over i GS1Trade Sync-systemet og log ind. Gå til fanen Produktoversigt. Vælg Avanceret søgning i højre side. Klik Tilføj/fjern søgefiltre og Tilføj sektor. Vælg filteret EPR. Herefter vises alle produkter (GTINs) delt fra GS1Trade Packaging. Så skal vi publicere produkterne til retailere i GS1Trade Sync. Hvis produktet ikke allerede eksisterede i GS1Trade Sync. Vil det nu fremstå som en kladde. Klik på produktets GTIN for at åbne produktet. Gå til fanen Basisoplysninger i venstre side og vælg Oversigt over publiceringer. Under Hvem skal have adgang til data? Vælg Begrænset og Datamodtagere. Vælg derefter den givne datamodtagers GLN fra listen over virksomheder Klik Gem. Og derefter Publicer. Nu er emballagedata delt med den ønskede retailer.