Oprettelse og afsendelse af fakturaer i GS1Trade Transact

Hvis I kigger op til venter, så vil I kunne se at flådet ligesom er inddægt i tre kategorier. Der er dokument hovedet, så er der linjer, altså varelinjerne og til sidst en afsluttende oversigt med to check-beløb. Her starter vi på dokument hovedet og der har vi mulighed for at indtaste vores fakturenummer. Og der vil jeg anbefale hvis man har et internt ERP system eller andet og allerede har dannet en faktur så brug det samme fakturenummer som I har i jeres eget interne system. Det er nemmere sådan at have det en til en, så man ligesom kan søge på det begge steder. Vi har også mulighed for at se adresserne, både i forhold til hvor fakturen skal komme fra, men også hvor fakturen skal hen. Så kan vi også se hvilken valuta der er i. Det er DKK og vi kan afslutningsvis taste leveringsnummer eller en leveringsdato. Hvis vi klikker en gang over på den næste fane, den der hedder linjer, så skulle vi gerne kunne se, hvad har linjerne igen, som er trukket fra orderen over på den her fakturklade. Og da der er en fakturklade, så kan vi selvfølgelig redigere i vores fakturer her. Så der vil være muligt at ændre de felter, der nogle gange kan redigeres, og nogle data kan man sige er faste data, som ikke kan ændres. Vi får også et overblik over alle varedata i forhold til EAN-nummer og varebeskrivelse, og selvfølgelig også se priser og antal, men mere. Skulle vi have brug for at redigere endnu af det, klikker man ind på feltet, og jeg har prøvet lige at lave et eksempel på, hvor jeg har lavet en lille redigering af de her varelinjer. I den første linje har jeg ændret fakturermængden ned til 6 antal, og i varelinje 4 har jeg ændret prisen til 100 kroner. Vi vil også kunne se ude til venstre, der har jeg fjernet markeringen på nogle af varelinjerne, da jeg kun ønsker i det her tilfælde at fakturere 5 af de i alt 12 varelinjer. Det kan fx være, hvis man skal delfakturere, fordi man ikke har varene på lager eller af anden årsag. Så her fravælger jeg altså de her linjer, og jeg kan selvfølgelig altid komme tilbage en anden dag og fakturere resten. Vi kan også se, når vi begynder at redigere i linjerne, så ude til højre, hvor vi skulle have linjetotalen, der der hvor jeg har lavet ændringer, vil den have fjernet linjetotalen. Der hvor jeg ikke har lavet ændringer, der vil den have bliveholdt linjetotalen. Og der er det vigtigt, når man lige laver ændringer, at man lige går ind og laver en genberegning af varelinjerne. Så tager den lige og justerer fakturkladen, så alle data er korrekt igen. Det gør man ved at klikke på handlinger op til venstre. Så hvis man klikker på handlinger, så får man to muligheder. En der hedder genberegne totaler for varelinjerne, som som sagt bare går ind og laver en genberegning af det hele. Vi har også en knap, der hedder Valider. Og lad os sige, at jeg havde glemt at udfylde prisen for en varelinje eller andet. Så ville jeg egentlig få en fejl. Og så skal jeg selvfølgelig lige rette den fejl. Indtaste prisen. Og så kan jeg genvalidere min faktur. Når det er gjort, og jeg har klikket på knappen her, genberegnet totalerne. Så skulle den gerne gå ind og lave udregningen efter de ændringer, jeg nu engang har rettet til. Og så kan vi se, at vi får linjentotalerne og vi får også den ny udregnet subtotal helt ned til højre. Skulle man have brug for at tilføje en ny varelinje, så er det oppe til højre her på siden, der er der et vildt plus-ikon. Og trykker man på den, så får man en ny blank varelinje frem, hvor man altså manuelt kan indtaste en ny varelinje. Men som udgangspunkt trækker den jo de her varelinjer for ordre, og så kan man selv redigere, tilføje, fjerne, rette priser, rette antal, rette i sin fakturklæde til den matcher ens behov. Når man er altså tilfreds med sine varelinjer her, så har man mulighed for at gå over på den sidste fane, som altså er oversigten. Så nu klikker jeg over på oversigten op til venstre og går til den sidste fane her, hvor vi ser totalbeløbende for vores fakturklæde. Der vil både vise noget mobsprocenter, nogle totalt pære varelinjer og selvfølgelig også en subtotal inklusiv mobs. Så er det egentlig blot lige for at tjekke af, at det hele er som man forventer. Og i sidste ende er det så også her, at man har mulighed for enten at gemme sin fakturklæde eller at sende sin fakturklæde. Og det kan man gøre op til højre, hvor jeg har markeret et lille diskette ikon og en papirsflyver. Diskette ikonet er til at gemme fakturklæden, og det gør man selvfølgelig hvis man ikke lige helt er klar til at sende den endnu, men bare lige vil gemme den og så komme tilbage en anden dag og færdiggøre sine fakturer. Så der kan man altid komme tilbage og redigere på et senere tidspunkt. Trykker man på papirsflyverikonet, så kommer der lige en pop-up og spørger om man er sikker på, at man vil oprette den her faktur. I det at når man så sender fakturen afsted, så vil den selvfølgelig blive låst, og man kan ikke længere komme tilbage og redigere i sine fakturer. Og så vil den også blive sendt ud til modtageren. Så hvis vi lejer nu her, så trykker jeg på gemme fakturklæden her i første omgang. Så jeg gemmer den og vil komme tilbage og redigere senere hen. Hvis jeg så skal finde den fakturklæde frem igen, så kan man udefra oversigten af gå hen til det næste menupunkt, der hedder fakturer. Klikker ind på fakturer, så vil jeg nemlig få en liste over alle mine fakturklæde og alle mine afsendte fakturer. Og her kan vi se, at jeg har den faktur, jeg lige har oprettet. Vi kan se, at det minder meget om vores orderoversigt i forhold til de data, der bliver præsenteret og også i forhold til de funktioner, der vil være at klikke på. Her i forhold til, at vi har gemt den her, så kan vi se under status. Ude til højre har vi en status, der hedder oprettet. Og det er fordi fakturklæden er oprettet, men den er ikke sæt. Så lige nu hedder den oprettet, fordi vi har gemt den, og vi kan også ude til venstre klikke på ret for at komme ind og redigere fakturklæden igen. Og så vil man egentlig føle samme flow, som vi lige har været igennem. En dokumenthoved, linjer og så en afsluttende oversigt. Hvis vi lige lader som om, at nu har vi været igennem det, og vi faktisk har sæt fakturen nu her. Så nu har vi været inde igen, vi har rettet den, vi har trykket sæt, og vi har godkendt, at fakturen skal skydes afsted. Så skulle statuskærne ændre sig til at være sendt. Så det er den måde, man lige kan se forskel på, om det altså er en oprettet klade, eller om det er en afsæt faktur. I kan også se, at når den er blevet sendt nu her, så vil vi ikke længere have mulighed for at rette ud til venstre. Så er den knap blevet grå, og det er fordi, den er sendt og dermed låst. Vi vil stadig have mulighed for at trykke mere. Så hvis vi lader som om, at vi trykker på mere ud til venstre, så får vi nogle muligheder igen for at udskrive fakturen. Igen hvis man vil printe den på fysisk papir. Men vi har også mulighed for at oprette en kreditpost, hvis man vil kreditere sine fakturer. Og med kreditnoten gælder det samme flow, som vi har set for fakturen, hvor man altså igen starter på et dokument hoved, varelinjer og afslutningsvis en opsummering, hvor man så kan gemme eller sende. Så flowet er meget ens fra en faktur til en kreditnotager, og vi har forsøgt at strømme ind i det, så det virker ens, uanset hvad man gør. Det var egentlig det overordnede flow i forhold til, hvordan I opretter fakturkladen, og hvordan I får den sendt. Og også hvordan I ser fakturerne, og eventuelt opretter kreditnotager til dem.