Sådan opretter du medicinsk udstyr i GS1Trade Sync

Med denne video vil jeg demonstrere, - hvordan du kan oprette produkter i GS1Trade Sync. Når du logger på GS1Trade Sync, - vil du se jeres startside, hvor du kan få et overblik over jeres data, - som I har registreret i systemet. For at oprette produktdata skal du gå ind på fanen Produktoversigt. Her vil du kunne se alle jeres oprettede produkter. Det er via knappen Nyt produkt, - at du kan oprette enten et helt nyt produkt, - et nyt produkt fra en skabelon, - hvis I har sådan en, - eller I kan tage udgangspunkt i et eksisterende produkt og kopiere ud fra det. Siden der her er tale om et nyt produkt, - så klikker jeg igen på Nyt produkt. Så kommer du til siden, - hvor man skal indtaste de grundlæggende data. Den første oplysning, du skal indtaste, - er produktets GTIN. Dette er stregkodenummeret på produktet. Og for medicinsk udstyr, produktets UDI-DI. Og man starter altid med den mindste enhed i et pakkehierarki. Hvis man har sådan ét. Jeres produkt UDI-DI den er på 14 cifre. Og det er er de 14 cifre, I skal taste. Har i en EAN-13 stregkode på produktet, - skal I sætte nul foran de 13 cifre, der er indkodet i den, - når I skal registrere produktets GTIN. Beskrivelsen af enheden her er en Basisenhed. Target Market skal noteres som Danmark, hvis data skal sendes til danske kunder. Er det til et andet marked, - så kan I i kodelisten gå ind og finde det rigtige land. Sektoren, som I kan vælge, er FMCG, - fordi der er tale om produktdata. Til Mængde- og prisvariabelt produkt siger vi i dette tilfælde nej. Mængde- og prisvariable produkter er produkter som kan variere i mængde og vægt, - og som har mængde- og vægtvariable stregkoder på sig. Fordi der er tale om en enhed, - som er beregnet til anvendelse af slutbrugeren, - så siger vi ja til, at det er en forbrugerenhed. Hvis der er fejl eller mangler, så vil en beskrivelse fremstå her, - hvor tjeklisten er at finde. Og skulle du være i tvivl om, - hvad nogle af felterne betyder, - kan du altid klikke på spørgsmålstegnene, - hvor der er en beskrivelsestekst til hvert felt. Nogle gange vil der også være et link til en uddybende vejledning. Så kommer du til den næste side med GPC kategorikoden. Det er en kode, som definerer hvilken type produkt, der er tale om. Og formålet med denne kode er, at vi skal vide, - hvilke oplysninger er relevante for det pågældende produkt. Der er flere måder at bruge søgemaskinen her på. Du kan blot indtaste et søgeord og fremfinde den rigtige kategori. Eller du kan bruge hierarkiet, - hvor du går ned for at finde den kategori, der passer til dit produkt. Det meste medicinske udstyr vil lande i kategorien “Medicinske anordninger”. Der kan dog være noget medicinsk udstyr, som har sin egen kategori, - for eksempel høreapparater. I de fleste tilfælde, så anbefaler vi, - at hvis ens produkt kan ligge i to kategorier, - hvoraf den ene er medicinske anordninger, - så bør man vælge medicinske anordninger, - da man for den kode vil få valideringsregler, - der hjælper én til, hvilke felter man bør udfylde for medicinsk udstyr. Produktstatuskoden skal du ikke ændre på. Den skal stå som endelig. Derefter så kan du bekræfte oprettelsen og klikke Opret. Nu da enheden er blevet oprettet, - vil den fremstå som kladde på produktoversigten, - så du kan altid gemme arbejdet og gå tilbage til indtastningerne senere, - hvis nødvendigt. Kladder er kun synlige for jer. Der er ikke delt noget data om dette produkt endnu. Går du ind på kladden, - kan du se røde, gule og hvide felter. De røde felter som for eksempel bestillingsenhed og yderligere produktidentifikation skal udfyldes. For at publicere dine data. Du behøver ikke at udfylde de gule og hvide felter, - dem kommer vi tilbage til. De røde felter er markeret både i tjeklisten til højre og i oversigten med kategorier til venstre. Hvilke felter, der er markeret, - bliver bestemt af den valgte GPC kode. Så fordi du har valgt GPC koden Medicinske anordninger, - så ved systemet eksempelvis, at det er nødvendigt at oplyse Produktidentifikation eller Bestillingsenhed. Personligt kan jeg bedst lide at gennemgå de røde felter ud fra tjeklisten til højre. I tjeklisten vil være en kort beskrivelse af, hvad der mangler, - og man kan blive ledt hen til det pågældende felt ved at trykke på pilen. Når feltet er udfyldt, - vil både den røde markering af feltet og fejlmeddelelsen forsvinde. På samme måde som før, - så vil der være et spørgsmålstegn til højre for hver eneste felt i GS1Trade Sync, - der forklarer, hvad det er for en oplysning, man skal indtaste i det pågældende felt. Så hvis man for eksempel er i tvivl om, hvad bestillingsenhed dækker over, - så hjælper hjælpeteksten i spørgsmålstegnet dig på vej. Lige præcis for medicinsk udstyr arbejdes der meget med varenummer, - det varenummer der står på produktets indpakning, - og derfor er det vigtigt, at det bliver angivet. Når det skal oplyses, vælger man fra kodelisten, Producent delsnummer. Når det er udfyldt, vil fejlmeddelelsen forsvinde. Nu er alle de krævede indtastninger lavet på basisenheden. Der vil måske kun være en enkelt fejl tilbage, - som er bestillingsenheden, hvor der er sagt nej. Du skal nemlig kun sige ja, - hvis denne enhed rent faktisk er en bestillingsenhed for jeres kunder. Er den det - der skal du svare ja, og så vil fejlen forsvinde. Er det ikke jeres bestillings enhed, vil fejlen først forsvinde - når du har oprettet bestillingsenheden, for eksempel en kolli. Når du har oprettet kollienheden - og sagt ja til, at det er kundens bestillingsenhed, - så forsvinder denne fejl på basisenheden også. Så du skal bare se bort fra fejlen. Når du har udfyldt alle de røde felter, - vil der muligvis være nogle gule advarsler tilbage. Disse fremstår, - fordi baseret på den valgte GPC kode, - bør disse, hvis relevant, også udfyldes. Det er ikke et krav, at felterne er udfyldt for at data kan publiceres. Derfor fremstår felterne ikke med rødt som fejl, - men med gult som advarsler. Her anbefaler vi at gå advarslerne igennem og udfylde informationen, hvis det er relevant for ens produkt - eller information, som din kunde efterspørger. Er informationen ikke relevant for ens produkt, kan man se bort fra advarslen. På samme måde som fejl vil advarsler forsvinde, - når den pågældende information er udfyldt. I advarslerne herunder vil det for medicinsk udstyr være relevant at udfylde UNSPSC koden. Til dette anvendes feltet Yderligere klassifikationskode end GPC. Og i kodelisten vælges UNSPSC. Og værdien udfyldes i Yderligere produktklassifikationskode. Normalt vil det være niveau 4 koden, der efterspørges. Når dette er udfyldt, så vil advarslen være væk fra tjeklisten. Ud over de røde og gule felter kan der være hvide felter med yderligere oplysninger, - som kan være relevante for jer at indtaste. Det kan for eksempel være nogle af de felter, - der ligger under kategorierne Medicinsk udstyr og Dimensioner. Samt ikke mindst feltet Billeder og dokumenter, - hvor man kan uploade billeder af produktet, - certifikater, - Instructions for use, - brugervejledninger og lignende materiale. Når det skal vurderes, hvad der skal udfyldes, - er det selvfølgelig vigtigt at have spurgt kunden, - hvilke informationer de ønsker. Ønsker de for eksempel et produktbillede, bør det inkluderes, også selvom feltet er hvidt. Har I et pakkehierarki for produktet, - skal du nu oprette næste niveau i pakkehierarkiet - jeres kolli. Her skal du klikke på Opret næste pakkeniveau foroven og derefter Opret næste pakkeniveau. Så kommer du til den side med de grundlæggende data, hvor du nu forholder dig til kolli indhold. Du indtaster titlen på KOL enheden, og da enheden er en colli, så vil beskrivelsen være i emballage enhed, og i dette tilfælde siger jeg nej til forbruger enhed, da der er tale om en colli som ikke betragtes som en enhed der er beregnet til forbrug. Nu da vi så næste kender systemet, kan PC koden samt stregkode nummeret på basis enheden. Du mangler derfor kun at oplyse antallet af basis enheder som denne colli indeholder. Du klikker på Næste og derefter Opret. Nu skal du indtaste relevante oplysninger for colli enheden. Hvis du klikker på Hierarki knappen nederst i højre hjørne, kan du se, hvordan hierarkiet ser ud. basis enheden og en bagage enheden er oprettet hver for sig, men de to enheder indgår som et samlet hierarki. Når du har udfyldt alle felterne, kan du publicere enhederne ved at klikke på Oversigt over publicering. Data er som udgangspunkt public, men via denne knap kan du ændre delingen, så den bliver begrænset til en enkelt data. Modtager eller en data modtagergruppe. Når du er klar, så klik på Placer. På produktoversigten vil produkterne nu fremstå som publiceret og Leif, som betyder, at jeres data er aktive og tilgængelige i systemet. Når der er flere enheder i et hierarki, er det vigtigt, at kun den øverste enhed står som publiceret. Som collien nemlig gør her og underliggende enheder skal fremstå som liv som basis. Enheden gør. Hvis I senere skal tilrettelægges oplysninger, kan I gøre dette ved at markere med et flueben og klikke på Rediger, Så kommer du tilbage til indtastning siden, hvor du kan lave rettelser og publicere produktet igen på samme måde som før. det eneste du ikke kan ændre igen er tiden stregkode nummer. Alt andet kan redigeres.